Hoạt động ở địa điểm không đăng ký và những hệ lụy khó lường.

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp. Trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh, góp phần đảm bảo ổn định hoạt động của doanh nghiệp mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý và công tác quản lý doanh nghiệp của Nhà nước.Bởi vậy, pháp luật doanh nghiệp quy định bất kể hoạt động đặt hoặc thay đổi trụ sở công ty, trụ sở chi nhanh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh đều phải đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hiện nay, vì nhiều lý do khác nhau như mà có rất nhiều doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng kí. Nhiều đơn vị hoạt động ở địa chỉ khác nhưng không thực hiện các thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh hay VPDD. Vấn đề này luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý cho các doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Thứ nhất, theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 35 Nghị định 155/2013/NĐ-CP:

"Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: “kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh”.

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp tiến hành hoạt động ở một địa điểm, khác với địa chỉ trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nhưng không đăng ký với cơ quan nhà nước thì sẽ có nguy cơ bị phạt tiền tới 10.000.000 đồng.

Ngoài ra, căn cứ Điểm d Khoản 2 Điều 32 Nghị định 155/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể còn bị phạt từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng trong trường hợp không lưu giữ các tài liệu và con dấu tại trụ sở chính theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014.
“2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên công ty theo quy định;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp;

d) Không lưu giữ các tài liệu và con dấu tại trụ sở chính theo quy định của pháp luật.”

Thứ hai, theo Khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định:

"Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:

Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này)";

Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định:

“1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt”

Như vậy, các chi phí phát sinh ở địa chỉ khác so với địa chỉ trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nhưng không thực hiện các thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh hay VPDD thì không được khấu trừ thuế GTGT, không được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Thứ ba, theo quy trình đặt in hóa đơn, sau khi doanh nghiệp nộp mẫu số 3.14 về việc đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì trong vòng 5 ngày, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ xuống trụ sở doanh nghiệp để kiểm tra. Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị đầy đủ biển công ty, hồ sơ pháp lý của công ty, văn bản xác nhận quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở cũng như bàn ghế, sổ sách và các vật dụng khác liên quan chứng minh công ty có hoạt động. Như vậy, trường hợp doanh nghiệp không có hoạt động thực tế tại trụ sở thì khả năng không được chấp thuận phát hành hóa đơn là rất cao.

Thứ tư, không chỉ tiến hành kiểm tra trụ sở khi doanh nghiệp đề nghị phát hành hóa đơn, cơ quan thuế còn có thẩm quyền kiểm tra trụ sở của doanh nghiệp trong các trường hợp theo quy định tại Điều 77, 78 Luật quản lý thuế (sửa đổi, bổ sung các năm 2012, 2014), khoản 2 Điều 30 Nghị định 39/2014/NĐ-CP. Trường hợp qua kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm về quản lý thuế, vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra, thanh tra về thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, Luật Thanh tra và quy trình kiểm tra, thanh tra về thuế.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh ngừng kê khai và nộp thuế nhưng không khai báo với cơ quan thuế, theo quy định tại Thông tư số 80/2012/TT-BTC ngày 22/5/2012 của Bộ Tài chính: Quá thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế, sau 3 lần gửi thông báo nhắc nhở đối tượng phải kê khai và nộp thuế, nếu không có phản hồi từ phía tổ chức, cá nhân nộp thuế thì cơ quan Thuế liên hệ với chính quyền địa phương để nắm bắt thông tin và điều tra tình hình thực tế về sự tồn tại của tổ chức, cá nhân nộp thuế. Nếu đối tượng không còn kinh doanh nhưng vẫn cư trú trên địa bàn thì yêu cầu đối tượng thực hiện thủ tục đóng mã số thuế. Nếu đối tượng không còn hoạt động kinh doanh tại trụ sở đăng ký kinh doanh và không xác định được tung tích thì cơ quan Thuế phối hợp với chính quyền địa phương lập biên bản xác nhận về tình trạng không tồn tại của tổ chức, cá nhân nộp thuế. Cơ quan Thuế thông báo công khai tình trạng không tồn tại của tổ chức, cá nhân nộp thuế.

Như vậy, nếu địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký với Phòng đăng ký kinh doanh khác với địa chỉ hoạt động chính thức của doanh nghiệp thì các giao dịch, liên hệ với cơ quan thuế sẽ bị gián đoạn; các tài liệu, giấy tờ do cơ quan thuế gửi đến khó được tiếp cận sớm; doanh nghiệp khó chủ động trong việc  nắm bắt thông tin và tiếp đón đoàn kiểm tra của cơ quan thuế. Do đó, nguy cơ bị đóng mã số thuế là hoàn toàn có thể xảy ra.

Thứ năm, theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2014, toàn bộ thông tin của doanh nghiệp phải được công bố trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả thông tin về địa chỉ trụ sở đã đăng ký theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đây là đầu mối thông tin mà khách hàng, đối tác của doanh nghiệp có thể tìm kiếm và biết đến doanh nghiệp. Khi khách hàng tìm đến địa chỉ như đã đăng ký mà không thấy có hoạt động thực tế, thì uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp bị giảm sút rất nhiều, thậm trí doanh nghiệp còn mất đi khá nhiều cơ hội kinh tế tiềm năng.

Để tránh như rủi ro cả về mặt pháp lý và thực tiễn như đã phân tích nêu trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc, lựa chọn 1 trong 2 phương án sau:

1.      Chuyển địa chỉ trụ sở chính về nơi doanh nghiệp hoạt động thực tế.

2.      Thành lập văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Việc lựa chọn một phương án tốt nhất trong 2 phương án trên, doanh nghiệp cần cân nhắc đến điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng, việc hạn chế các rủi ro pháp lý không đáng có chính là việc tạo nên một tấm đệm đảm bảo cho sự phát triển vững chãi của doanh nghiệp.

Đại lý thuế Địa Nam và công ty luật TNHH Sao Việt cùng kết hợp đề cung cấp các dịch vụ: 

- Thành lập Doanh Nghiệp

- Chuyển trụ sở doanh nghiệp 

- Thành lập Văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. 

- Thay đổi các nội dung khác trên giấy ĐKKD

Tất cả các hoạt động trên đều được tiến hành dựa trên cơ sở liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa Pháp Lý - Kế Toán - Thuế, để đảm bảo cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt nhất tới quý doanh nghiệp.