Hướng dẫn xử lý trường hợp xuất hóa đơn không theo số thứ tự (cách số, cách quyển)

Theo quy định thì việc sử dụng hóa đơn phải lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn. Tuy nhiên với các bạn kế toán viên mới vào nghề chưa có kinh nghiệm thường vi phạm quy định này. Vậy khi kế toán viết hóa đơn cách quyển, cách số thì phải xử lý trường hợp này như thế nào và mức phạt là bao nhiêu?

Trong bài viết này Đại lý thuế Địa Nam sẽ cung cấp những thông tin, hướng dẫn xử lý trường hợp xuất hóa đơn không theo số thứ tự (cách số, cách quyển), mời bạn đọc tìm hiểu:

1.   Căn cứ pháp lý

-    Thông tư 39/2014/TT-BTC về hoá đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ

-    Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt hành chính về hoá đơn

2.   Xử lý

Hoá đơn viết cách quyển:

Ngay khi phát hiện lập hoá đơn nhảy quyển ( ví dụ quyển số 3 dùng trước quyển số 2). Thì phải tiến hành làm thủ tục huỷ quyển hoá đơn có số thứ tự bé hơn.

Hồ sơ huỷ hoá đơn như sau:

-    Quyết định thành lập Hội đồng huỷ hoá đơn ( trừ hộ, cá nhân kinh doanh)

-    Bảng kê hoá đơn cần huỷ ghi chi tiết : tên hoá đơn, ký hiệu, mẫu số hoá đơn, số lượng hoá đơn huỷ.

-    Biên bản huỷ hoá đơn

-    Thông báo huỷ hoá đơn ghi đầy đủ các nội dung như loại, ký hiệu, số lượng huỷ từ số… đến số…, lý do huỷ, ngày giờ huỷ, phương pháp huỷ (Theo mẫu 3.11 phụ lục 3 ban hành theo thông tư 39/201/TT-BTC) ( thông báo huỷ này các bạn có thể làm trên ứng dụng HTKK)

Hồ sơ huỷ được lưu tại Doanh nghiệp, riêng Thông báo kết quả huỷ hoá đơn được thành lập thành 02 bản, một bản lưu và một bản gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn ( có thể nộp qua mạng).

Hoá đơn viết cách số:

Đây là trường hợp viết hoá đơn số thứ tự không liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Ví dụ : Công ty Luật TNHH Sao Việt có 3 hóa đơn GTGT xuất như sau:

Ngày 05/09/2017 xuất số hóa đơn 0000200
Ngày 03/09/2017 xuất số hóa đơn 0000201
Ngày 05/09/2017 xuất số hóa đơn 0000202

Theo ví dụ trên ta thấy hóa đơn GTGT đã không được lập theo đúng thứ tự từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp này chúng ta xử lý như sau:

-Thu hồi hóa đơn sai sót: Kế toán lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã bị ghi không đúng thứ tự ngày tháng.
- Xuất lại các hóa đơn đã thu hồi, viết ngày tháng theo đúng thứ tự.

Áp dụng trong ví dụ trên, Kế toán cần thu hồi hóa đơn số 0000201, sau đó xuất lại hóa đơn số 00000203 ghi ngày 05/9/2017.

3.     Mức phạt

Hoá đơn viết cách quyển:

Theo điểm b1 khoản 3 điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC quy định mức phạt như sau:

b.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn thực hiện liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (quyển có số thứ tự lớn hơn dùng trước), tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy (không dùng) quyển có số thứ tự bé hơn.

 Ví dụ: Công ty Luật TNHH Sao Việt đã làm thủ tục phát hành 02 quyển hoá đơn GTGT ( quyển 1 từ số 0000001 đến số 0000050, quyển 2 từ số 0000051 đến số 0000100). Do nhầm lẫn nên kế toán đã xuất hoá đơn cho khách hàng ở quyển thứ 2 trước ( quyển 2 hoá đơn vẫn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn). Sau khi phát hiện ra, công ty đã làm các thủ tục để huỷ hoá đơn GTGT từ số 0000001 đến số 0000050 ( quyển 1) và vẫn tiếp tục sử dụng quyển thứ 2. Thì Công ty Luật TNHH Sao Việt chỉ bị phạt cảnh cáo.

Hoá đơn viết cách số:

Theo khoản b2 khoản 3 điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC của Bộ tại chính quy định về mức phạt đối với trường hợp ghi cách số như sau:

“b.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.”

Trên đây là những thông tin, hướng dẫn xử lý trường hợp xuất hóa đơn không theo số thứ tự, nếu có thêm thắc mắc cần tư vấn, quý khách hàng bạn đọc vui lòng liên hệ tới số hotline 1900 6243