Quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán rất quan trọng, trên mỗi chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc. Một trong những yếu tố bắt buộc đó là chữ ký trên chứng từ kế toán. Vậy chữ ký trên chứng từ được quy định như thế nào?

Tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 20 Luật kế toán 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 do Quốc hội ban hành quy định:

"1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. 

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên."

Điều 25, khoản 2, Luật kế toán quy định :

"2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai."

Trong Luật kế toán đã nêu rõ như vậy. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người thắc mắc về việc ai là người ký trên chứng từ kế toán và cách ký như thế nào.

Việc ký tên trên chứng từ kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

1. Chứng từ kế toán: Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

2. Người ký chứng từ kế toán: Giám đốc hoặc người chịu trách nhiệm quản lý Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức Bộ máy kế toán và các bộ phận khác trong Doanh nghiệp. Người ký trên chứng từ kế toán là người có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ do Ban lãnh đạo Doanh nghiệp giao cho và chịu hoàn toàn trách nhiệm trong phạm vi công việc được giao và thực hiện.

3. Những sai lầm thường gặp khi ký chứng từ kế toán:

- Một trong những sai lầm của kế toán là không in chứng từ kế toán ngay tại thời điểm phát sinh. Do đó không có những người liên quan ký trên chứng từ kế toán, chỉ có duy nhất chữ ký của kế toán trên chứng từ. Các chứng từ này không có đủ chữ ký của những người có liên quan, nên chưa phải là chứng từ kế toán

- Việc phân công người phụ trách công việc và ký chịu trách nhiệm trên các chứng từ kế toán cũng không tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm. Ví dụ : Kế toán kiêm nhiệm thủ kho, hoặc kế toán kiêm nhiệm thủ quỹ

- Chữ ký trên chứng từ chi tiền không được ký trực tiếp mà in qua giấy than;

- Ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn;

- Chữ ký của một người nhưng không đồng nhất;

- Ký sẵn trên chứng từ kế toán chưa ghi rõ nội dung.