Hạch toán chi phí xăng dầu

Chi phí xăng dầu là loại chi phí thường xuyên được đưa vào khoản chi phí mà doanh nghiệp hạch toán. Nhưng không phải ai cũng biết cách hạch toán loại chi phí này.

Vậy hóa đơn xăng dầu có được đưa vào chi phí hợp lý hay không? Cách hạch toán ra sao?

Đại lý Thuế Địa Nam hướng dẫn bạn giải đáp tình huống trên như sau:

1. Chứng từ cần có để hợp lý chi phí

Chi phí xăng dầu được tính là chi phí hợp lý trong 2 trường hợp: “Xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp” và “Xe ô tô đi mượn/thuê”

 a. Xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp

- Để chi phí xăng dầu được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp, cần có những chứng từ sau:

- Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác

- Bản xác nhận giao hàng bằng xe

- Lịch trình hoạt động xe

- Định mức sử dụng nhiên liệu

- Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng

- Hóa đơn GTGT tiền xăng

- Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp

b. Xe ô tô đi mượn/thuê

Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đi thuê xe của cá nhân hoặc cơ sở cho thuê xe

Doanh nghiệp cần có bộ chứng từ sau:

- Hợp đồng thuê xe

- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe – Chứng từ thanh toán

- Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

- Để chi phí xăng dầu của xe đi thuê được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cung cấp thêm các chứng từ:

- Lịch trình hoạt động xe

- Định mức sử dụng nhiên liệu

- Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng

- Hóa đơn GTGT của xăng

Trường hợp 2: Doanh nghiệp dùng xe của Giám đốc

Đối với trường hợp này, nên làm hợp đồng mượn xe giữa công ty và giám đốc để có thể hợp lý phần chi phí xăng xe. Tuy nhiên, cần hết sức lưu ý phần chi phí về xe không được tính vào chi phí doanh nghiệp. Căn cứ xác định chi phí xăng dầu gồm có:

- Hợp đồng mượn xe

- Lịch trình hoạt động xe

- Định mức sử dụng nhiên liệu

Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng

- Hóa đơn GTGT của xăng

2. Hạch toán chi phí xăng dầu

- Khi sử dụng ô tô con , phát sinh chi phí xăng dầu thì đưa vào tài khoản Chi Phi Quản Lý Doanh Nghiệp . ( 642)

- Khấu hao của xe cho vào 642

- Tất cảc các phí đăng kiểm, chạy thử, thay thế phụ tùng thì bạn tập hợp vào và cho vào nguyên giá TSP/s: Ô tô con không có chi phí chạy thử

- Thuế cho vào tài khoản 133 – Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa Tài Sản Cố Định chung của doanh nghiệp,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có các TK 111, 112, 242, 331,..

Để được tư vấn các vấn đề về thuế, kế toán vui lòng liên hệ

ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM

HOTLINE: 094 697 8282

TỔNG ĐÀI 1900 6243 (Phím 2)

Điện thoại: (84-024) 3787 8822/ (84-024) 3787 8282

Địa chỉ: 525 Lạc Long Quân, P.Xuân La, Q.Tây Hồ, HN

Email: info@dianam.vn – dailythuedianam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/dailythuedianam/