Phân biệt hoá đơn xoá bỏ và hoá đơn huỷ khi lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

Việc lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là công việc hàng tháng/ hàng quý của công ty, nhưng không ít bạn kế toán còn lúng túng trong việc phân biệt hoá đơn nào huỷ và hoá đơn nào là xoá bỏ. Bài viết này Đại lý thuế Địa Nam xin hướng dẫn các bạn cách phân biệt hoá đơn xoá bỏ và hoá đơn huỷ khi lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn tại công ty.

1.   Hoá đơn kê khai  “HUỶ”

Những số hoá đơn được ghi vào cột ‘HUỶ” là các hoá đơn được phép huỷ theo điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể:

“Điều 29. Hủy hóa đơn

1. Hóa đơn được xác định đã hủy

- Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

- Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn

a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.”

Nếu hoá đơn của doanh nghiệp thuộc những trường hợp nêu trên thì cần làm thủ tục huỷ hoá đơn, thủ tục bao gồm:

“Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

-  Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

-  Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

-  Biên bản hủy hóa đơn;

-  Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”

2.  Hoá đơn kê khai vào cột “ XOÁ BỎ”

Các hoá đơn kê khai vào cột “XOÁ BỎ” bao gồm những trường hợp sau:

-  Hoá đơn đã lập chưa xé khỏi cuống, chưa giao cho người mua và kế toán phát hiện sai sót thì tiến hành gạch chéo tất cả các liên và lưu tại cuống.

-  Hoá đơn đã giao người mua nhưng người mua chưa kê khai nếu phát hiện sai sót liên quan đến MST, số tiền thì phải lập biên bản thu hồi hoá đơn đó đồng thời lập hoá đơn mới thay thế.

Trên đây là thông tin Đại lý thuế Địa Nam giúp các bạn kế toán phân biệt hoá đơn xoá bỏ và hoá đơn huỷ khi lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn tại công ty.

Mọi ý kiến đóng góp, thắc mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline 19006243