Thủ tục, hồ sơ nộp thuế thuê nhà làm văn phòng của doanh nghiệp

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Nghị định 12/2014 và hướng dẫn tại Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27/03/2015 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh: Từ ngày 01/01/2015 Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp không cần lên cơ quan thuế để kê khai, mà được thực hiện như sau:
- Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập cá nhân trên số tiền thuê nhà phải trả đã bao gồm thuế, thuế môn bài và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
- Cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty.
- Các hồ sơ chứng từ để công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:

+ Hợp đồng thuê nhà.
+ Chứng từ thanh toán tiền.
+ Chứng từ khấu trừ thuế và nộp thuế
+ Nếu trong hợp đồng thỏa thuận rõ, bên đi thuê chịu những khoản thuế này, thì doanh nghiệp được đưa những khoản thuế này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Ví dụ 1:
Công ty A ký hợp đồng thuê nhà làm văn phòng với chủ nhà B. Giá thuê một tháng là 10tr không bao gồm thuế. Trong hợp đồng ghi rõ người nộp thuế là doanh nghiệp.
Vậy, công ty A phải kê khai nộp các khoản thuế, khi trả tiền cho chủ nhà. Bao gồm:
- Thuế TNCN là :
10 tr x tháng thanh toán x 5%
- Thuế GTGT là :
10 tr x tháng thanh toán x 5%
- Thuế môn bài ( thuế này nộp ngay trong tháng ký hợp đồng thuê nhà): 1 triệu đồng/ năm.

Ví dụ 2:
Công ty A ký hợp đồng thuê nhà làm văn phòng với chủ nhà B. Giá thuê một tháng là 8tr không bao gồm thuế. Trong hợp đồng ghi rõ người nộp thuế là doanh nghiệp.
Vì giá thuê nhà dưới 100tr/ năm, nên người cho thuê nhà được miễn tiền thuế TNCN và thuế GTGT, chỉ phải nộp thuế môn bài. Tiền thuế này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nộp ngay trong tháng ký hợp đồng thuê nhà