Quy định về khoản chi tiền điện thoại cho nhân viên

Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của một công ty được hiệu quả, giữ chân được khách hàng ngoài việc sản phẩm, hàng hoá chất lượng thì dịch vụ cung cấp cũng phải tốt. Các công ty thường sẽ chi trả tiền điện thoại để chăm sóc khách hàng. Vậy những hoá đơn tiền điện thoại đấy có được tính vào chi phí hợp lý của công ty không? Hay có bị tính vào thu nhập thuế cá nhân của nhân viên không? Đó là những vướng mắc của kế toán khi có hoá đơn điện thoại của nhân viên. Đại lý thuế Địa Nam xin hướng dẫn cụ thể trường hợp này như sau:

Dựa trên cơ sở pháp lý:

- Điều lệ tổ chức và Quy chế tài chính công ty.

- Quyết định hạn mức duyệt chi của giám đốc cho các vị trí  trong công ty.

- Điều 6 khoản 2 mục 2.5 Thông tư Số: 78/2014/TT–BTC  Hà Nội, ngày 18  tháng 6  năm 2014

- Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT–BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT–BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT–BTC) Thông tư số: 96/2015/TT–BTC Hà Nội, ngày 22  tháng  06  năm 2015

-Tại tiết đ.4 Điểm 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT–BTC ngày 15/8/2013

Thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân được tính như sau: 

- Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho nhân viên nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi tiền điện thoại cho nhân viên là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN. 

- Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Để các khoản chi điện thoại này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Có hóa đơn đầy đủ hợp lệ

- Có đầy đủ các quyết định về việc hỗ trợ tiền điện thoại, kèm theo đó là danh sách số điện thoại tên nhân viên được sử dụng.

Quy chế tài chính của công ty quy định về việc hỗ trợ tiền điện thoại

Việc chi tiền điện thoại cho nhân viên sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

- Trường hợp 1: hoá đơn tiền điện thoại cao hơn mức khoán chi được quy định của công ty

hóa đơn tiền điện thoại cuối tháng là 300.000đ/tháng > Mức khoán trong quy chế 200.000 đ = > khoản chênh lệch = 300.000đ–200.000đ=100.000đ = > được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, khoản vào thu nhập tính thuế TNCN của người lao động 100.000đ

- Trường hợp 2: hóa đơn tiền điện thoại cuối tháng là 200.000đ/tháng <= Mức khoán trong quy chế 200.000 đ = > được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, được miễn thuế TNCN

Lưu ý: Nếu Doanh nghiệp chi bằng tiền mặt: tiền điện thoại phụ cấp này nằm trên bảng lương không gọi là mức khoán mà  là phụ cấp theo lương thì được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Khoản phụ cấp này không cần phải có hoá đơn. Và khoản phụ cấp này là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

(Các chi tiền điện thoại phải được ghi rõ trong: Hợp đồng lao động, thoả ước tập thể, quy chế tài chính của công ty, quy chế thường, các quyết định của công ty).