Trợ cấp xăng xe, điện thoại là chi phí hợp lý khi nào?

1/ Tiền xăng xe

Căn cứ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC tại Điều 4 quy định các khoản chi không được tính vào chi phí được trừ như sau:

Theo điều 2, khoản 2 điểm a Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định những khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương tiền công bao gồm:

“2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:
a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp sau”.

Như vậy, theo quy định của 2 Thông tư trên, khoản chi về khấu hao xe đưa đón người lao động, và khoản chi xăng xe đưa đón người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Người lao động cũng không chịu thuế TNCN của chi phí xăng xe đưa đón này, vì lợi ích mang tính tập thể, không xác định cho từng cá nhân.

Nếu doanh nghiệp quy định phụ cấp tiền xăng xe cho người lao động, như một khoản phụ cấp theo lương, thì tiền phụ cấp này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN và là khoản phụ cấp theo lương chịu thuế TNCN.

2/ Tiền điện thoại:

Theo quy định tại điểm đ.4, khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định những khoản phụ cấp là thu nhập chịu thuế của người lao động, trong đó có:

“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước.”

Theo điều 6, Quyết định số 17/VBHN-BTC, ngày 4/3/2014 của Bộ tài chính, về tiêu chuẩn, định mức sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động đối với lãnh đạo trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội có quy định:

“Điều 6.  Quy định mức tiền cấp cho những cán bộ được trang bị điện thoại là :

1. Các cán bộ nêu tại các điểm a, b và c của khoản 2 Điều 2: mức 300.000 đ/máy/tháng đối với điện thoại cố định và 500.000 đ/tháng đối với điện thoại di động.

2. Các đối tượng nêu tại các điểm d, đ , e và g của khoản 2 Điều 2 : mức 200.000 đ/ máy/tháng đối với điện thoại cố định và 400.000 đ/tháng đối với điện thoại di động.

3. Các đối tượng còn lại: mức 100.000 đ/máy/tháng đối với điện thoại cố định và 250.000 đ/tháng đối với điện thoại di động.”

Theo quy định của Quyết định này, chỉ một số cán bộ lãnh đạo mới được trang bị điện thoại và cấp tiền điện thoại hàng tháng để thực hiện các công vụ. Mức tiền mua máy cao nhất là : 3 triệu đồng/ máy. Mức tiền cấp cho những cán bộ được trang bị điện thoại cao nhất là : 500.000đ/ tháng.

Như vậy, nếu tiền trợ cấp điện thoại cho người lao động, liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp, như khoán cho những cá nhân cần giao dịch với khách hàng qua điện thoại di động, lãnh đạo doanh nghiệp...và ở mức như quy định của Nhà nước, thì cá nhân không chịu thuế TNCN và trợ cấp điện thoại được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Nếu mức khoán này cao hơn quy định của Nhà nước, thì những cá nhân đó phải chịu thuế TNCN đối với phần trợ cấp vượt quy định.

Nếu phụ cấp điện thoại được tính theo lương cho tất cả các lao động trong doanh nghiệp, thì phụ cấp đó được tính vào chi phí được trừ, nhưng cá nhân người lao động phải chịu thuế TNCN.

Lưu ý: Phụ cấp, khoán tiền điện thoại, hay xăng xe đều phải được quy định trong Quy chế của doanh nghiệp, hay hợp đồng lao động, Thoả ước lao động tập thể.