Các lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào

Hóa đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá được liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành để ghi nhận vào doanh thu. Và bên mua dùng hóa đơn để hạch toán vào chi phí. Vậy để một hóa đơn được  khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN để kê khai thuế cần lưu ý những vấn đề gì? Hãy cùng đại lý thuế Địa Nam tìm hiểu các vấn đề liên quan đến hóa đơn chứng từ đầu vào 

1.      Hóa đơn chứng từ phải hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

-          Hóa đơn hợp pháp là gì:

+ Hóa đơn do BTC ( Tổng cục thuế) Phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh

+ Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh đặt in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chập nhận cho sử dụng

+ Hóa đơn đã được cơ sở kinh doanh làm thông báo phát hành hóa đơn .

-          Hóa đơn hợp lệ : là hóa đơn được lập đảm bảo đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu và yêu cầu trên hóa đơn. Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định được trừ hay không đucợ trừ khi xác định thuế TNDN.

-          Háo đơn hợp lý: là nội dung trên hóa đơn phải đúng, phù hợp với nội dung kinh tế và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà đã được nêu trong giấy phép đăng ký kinh doanh.

2.      Các lưu ý về hóa đơn giá trị giá tăng

Căn cứ theo điều 15, thông tư 219/2013/TT-BTC , thông tư 119/2014/TT-BTC  của Bộ tài chình về điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT , Căn cứ theo Thông tu 26/2015/TT-BTC tại điều 1, khoản 10 sửa đổi bổ sung điều 15 thông tư 39,   Căn cứ theo Khoản 1, điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC về quy định những khoản chi được trừ và không được trừ khi xác đinh thuế TNDN.thì:

-          Đối với hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt.

+ Hóa đơn GTGT có giá trị từ 20 tr đồng trở lên được thanh toán nhiều lần. Vậy thì tất cả các lần thanh toán đều phải thực hiện thanh tooán bằng hình thức không dùng tiền mặt. Tức là phải chuyển tiền từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán. Và các tài khoản này đều đã được thông báo với cơ quan thuế. Nếu một trong các lần ấy có lần thanh toán bằng tiền mặt thì giá trị của lần thanh tooán bằng tiền mặt đó không được khấu trừ thuế đồng thời không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.

Ví dụ: Công ty A mua hàng của công ty B với giá trị thanh toán là 88 tr đồng (VAT: 10%). Công ty A đã thanh tooán cho công ty B làm B đợt. Đợt 1 : 33tr bằng chuyển khoản, đợt 2: 44 tr đồng bằng chuyển khoản, đợt 3: 11tr đồng bằng tiền mặt. Thì trong 11 triệu này có 10 tr không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN và 1tr không được khấu trừ thuê GTGT.

+ Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 tr đồng nhưng mua nhiều lần  và có tổngtrong ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở thì cũng phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Ví dụ: Ngày 20/08/2016 công ty A mua hàng của công ty B với các hóa đơn có trị giá tiền lần lượt là : 15tr, 35tr và 5tr. Như vậy không chỉ riêng hóa đơn có giá trị 35tr phải thanh toán qua ngân hàng mà còn cả hóa đơn 15tr và 5tr cũng đều phải thanh toán qua ngân hàng.

Một lưu ý nhỏ đồi với chuyển tiền qua ngân hàng đó là:  trưởng hợp chuyển tiền mua hàng từ TK của bên thứ ba thì vấn được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lý khi thực hiện đủ các yêu cầu sau: + Bên thứ 3 phải được ủy quyền thanh toán và quy định rõ trong hợp đồng

 + TK của bên thứ 3 phải là một pháp nhân hoặc một thể nhân đang hoạt động theo quy định pháp luật

+ Trường hợp TK cá nhân là TK của chủ doanh nghiệp thì TK cá nhân đó phải được đăng ký với cơ quan thuế.

+ Phương thức thanh toán bù trừ: Đối với hình thức thanh toán bù trừ giữa hóa đơn bên mua và bên bán đã được quy định thì hình thức này cũng được xem là hình thức thanh tooán không dùng tiền mặt. Phần chêch lệch phaỉ thanh toán bằng chuyển khoản như quy định

-          Hóa đơn đầu vào bị mất: Đối với hóa đơn đầu vào thì cần xin lại bản photo liên 1 công chứng, làm thông báo mất hóa đơn, nộp phạt. Thì những hóa đơn này vẫ được kê khai và tính vào chi phí nhu bình thường.

3.      Các chứng từ đi kèm trong một số trường hợp

-          Hóa đơn đầu vào về tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng…: cần có các chứng từ kèm theo bao gồm: Danh sách khách mời, Đơn đề nghị của phòng kinh doanh, Quyết định phê duyệt của giám đốc.

-          Hóa đơn về tiếp khách : cần có các chứng từ danh sách khách mời, đề nghi tiếp khách.

-          Hóa đơn về vé máy bay qua wesite :Chứng từ kèm theo vé máy bay, thẻ lên mát bay, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt,  lệnh điều động đi công tác.

-          Hóa đơn về xăng xe:  bảng đăng ký xe đi công tác, bản xác nhận giao hàng bằng xe, định mức sử dụng nhiên liệu.

-          Hóa đơn dịch vụ : Biên bản xác nhận dịch vụ

-          Hóa đơn mua hàng hóa: Hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

-          Hóa đơn về TSCĐ: Biên bản bàn giao TSCĐ, hợp đồng mua bán

---------------------------------------

Đại lý thuế Địa Nam tư vấn kế toán - thuế miến phí qua tổng đài 1900 6243 - nhánh 2

Doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thiện sổ sách kế toán, làm báo cáo tài chính, quyết toán thuế liên hệ hotline: 0946 97 8282