Hướng dẫn đưa chi phí thuê trụ sở dưới 100 triệu vào chi phí hợp lý

Công ty em thuê văn phòng 1 năm dưới 100tr của cá nhân, em cần những hồ sơ gì để đưa vào chi phí hợp lý ạ

Trả lời:

Căn cứ vào khoản 2.5 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí không được trừ

2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây: 
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. 
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân. 
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân. 

Như vậy căn cứ vào hợp đồng thuê văn phòng của công ty với bên cho thuê để xác định những chứng từ cần thiết để tính chi phí thuê tài sản của cá nhân là chi phí được trừ, cụ thể như sau:

- Đối với hợp đồng thuê nhà mà bên cho thuê là bên nộp thuế thì chứng từ cần có để chi phí thuê nhà là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là: Hợp đồng thuê nhà và chứng từ trả tiền thuê nhà

- Đối với hợp đồng thuê nhà mà bên đi thuê là bên nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà thì chứng từ cần có để chi phí thuê nhà là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là: Hợp đồng thuê nhà và chứng từ trả tiền thuê nhà và chứng từ nộp thuế thay cho bên cho thuê

- Đối với hợp đồng thuê nhà mà bên đi thuê là bên nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà và tiền thuê nhà chưa bao gồm các khoản thuế phải nộp thì chứng từ cần có để chi phí thuê nhà là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là: Hợp đồng thuê nhà và chứng từ trả tiền thuê nhà và chứng từ nộp thuế thay cho bên cho thuê

Ngoài ra phần thuế bên đi thuê phải nộp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Chú ý: Khi khai giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: người nộp thuế vẫn là tên của cá nhân cho thuê nhà và người nộp thay là tên của công ty đi thuê nhà nộp thuế thay cho chủ nhà

- Căn cứ vào khoản 1 điều 3 thông tư 302/2016/TT-BTC quy định về miễn lệ phí môn bài có hiệu lực từ ngày 01/01/2017:

1.Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống. Mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình được miễn lệ phí môn bài là tổng doanh thu tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

- Căn cú vào điểm a, khoản 7, điều 1 thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:

 Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ một trăm triệu đồng trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8,4 triệu đồng trở xuống thì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này

Như vậy, công ty thuê văn phòng dưới 100 triệu không phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài nên chứng từ cần có để chi phí thuê văn phòng tính vào chi phí được trừ là hợp đồng thuê nhà và chứng từ trả tiền thuê nhà