Cách xử lý hóa đơn chứng từ vé máy bay kế toán cần biết

Hiện nay doanh nghiệp ngày càng phát triển cùng với đó là việc đi lại công tác giữa các tỉnh thành xa và nước ngoài có nhu cầu ngày càng nhiều. Vậy doanh nghiệp sẽ xử lý hóa đơn chứng từ vé máy bay bằng hình thức nào để đưa vào chi phí hợp lý? Mời bạn đọc cùng Đại lý Thuế Địa Nam cùng đi giải quyết vấn đề trên bằng bài viết dưới đây.

Hình ảnh minh họa (Nguồn Internet)

1. Điều kiện để chi phí vé máy bay là hợp lý

Theo khoản 2.9 điều 4 thông tư 96/2015 có quy định:

- Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài); nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên; chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân; thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán; không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp; cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí; mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này; sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

- Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử; cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử; thẻ lên máy bay (boarding pass); và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động; thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử; quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán; không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

2. Chứng từ để thanh toán đưa vào chi phí hợp lý

- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.

- Mẫu giấy đi đường có xác nhận của DN cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà nghỉ nơi lưu trú.

- Có hóa đơn trong quá trình đi lại: Vé máy bay, boarding pass (thẻ lên vé máy bay), hóa đơn phòng nghỉ…

- Được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty.

3. Lưu ý kế toán khi kiểm tra chứng từ chi phí vé máy bay

- Kế toán cần thu lại boarding pass (thẻ lên vé máy bay) ngay sau khi nhân viên đi công tác về vì nhân viên thường vứt bỏ. Nhưng cơ quan thuế thì lại rất quan trọng cái này khi quyết toán.

Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử:

- Hóa đơn máy bay kẹp cùng e-ticket (vé điện tử), boarding pass (thẻ lên vé máy bay), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Kẹp tất cả cùng một bộ để khi quyết toán thuế sẽ rất tiện cho việc giải trình

4. Hạch toán

- Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay cho Giám đốc hoặc nhân viên văn phòng đi công tác:

Nợ TK 642 : Số tiền vé + khoản phí không chịu thuế

Nợ TK 1331 : Thuế GTGT

Có TK thanh toán

- Trường hợp doanh nghiệp mua vé cho công nhân đi xây dựng công trình:

Nợ TK 154 : Số tiền vé + khoản phí không chịu thuế (QĐ 48)

Nợ TK 1331: Thuế GTGT

Có TK thanh toán

Hoặc

Nợ TK 627 : Số tiền vé + khoản phí không chịu thuế (TT 200)

Nợ TK 1331: Thuế GTGT

Có TK thanh toán

Để được hướng dẫn cụ thể vấn đề trên vui lòng liên hệ

Tổng đài 1900 6243 (nhấn phím 2) hoặc số Hotline 094 697 8282

ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM

Điện thoại: (+84) 4 3787 8282

Địa chỉ: 525 Lạc Long Quân, P. Xuân La, Q. Tây Hồ

Facebook: https://www.facebook.com/dailythuedianam/

Email: info@dianam.vn/ dailythuedianam@gmail.com