Phân biệt được thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý là điều quan trọng mà kế toán cần phải nắm vững. Vậy như thế nào là hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ và hợp lý?
Hình ảnh mang tính chất minh họa ( Nguồn Internet)
1. Hóa đơn GTGT hợp pháp
Theo điều 22, Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định rõ, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp như sau:
- Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
- Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế)
Trong điều 23, Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng quy định rõ trường hợp cụ thể của việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn như sau:
- Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.
- Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
>>>Như vậy hóa đơn GTGT hợp pháp là hóa đơn đáp ứng đủ những yêu cầu sau đây:
- Không nằm trong các quy định về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nêu trên.
- Nếu là hóa đơn GTGT (tự in, đặt in, điện tử) phải Thông báo phát hành trước khi sử dụng.
- Nếu là hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp) Phải mua ở Chi cục thuế, Cục thuế
2. Hóa đơn GTGT hợp lệ
Theo điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định về việc cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ GTGT đầu
vào đối với các trường hợp:
- Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua;
- Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);
- Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.
>>>Như vậy hóa đơn GTGT hợp lệ chính là hóa đơn GTGT được viết theo đúng các Nguyên tắc quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và số 219/2013/TT-BTC:
- Phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế người mua – người bán
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
3. Hóa đơn GTGT hợp lý
Đối với trường hợp hóa đơn GTGT hợp lý, hợp lý ở đây chúng ta cần xét đến nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên; địa chỉ; mã số thuế,... Thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.
Doanh nghiệp kinh doanh ở mảng nào, lĩnh vực nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Hóa đơn GTGT đáp ứng được các điều trên chính là hóa đơn GTGT hợp lý.
Trên đây chính là cách giúp kế toán phân biệt được chính xác hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Với chia sẻ trên đây, hy vọng rằng sẽ giúp ích được cho kế toán viên trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ tránh gặp những sai phạm không mong muốn xảy ra.
