Hướng dẫn xử lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi có sai sót

Trong quá trình doanh nghiệp lập và cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho những đối tượng bị khấu trừ, không thể tránh được sai sót xảy ra. Vậy khi có sai sót, doanh nghiệp phải xử lý như thế nào?

Đại lý Thuế Địa Nam xin hướng dẫn quý bạn đọc cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi có sai sót.

Căn cứ theo:

- Thông tư 113/2013/TT-BTC

- Thông tư 37/2010/TT-BTC

1. Chứng từ khấu trừ thuế

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là giấy xác nhận của tổ chức, cá nhân trả thu nhập về việc thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế phải sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn (từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch), không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng số liệu, trùng ký hiệu.

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo quy định PHẢI cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một số trường hợp cụ thể được thực hiện như sau:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

2. Loại chứng từ khấu trừ thuế

Có 2 loại chứng từ khấu trừ thuế như sau:

* Chứng từ khấu trừ tự in trên máy vi tính

- Tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi cá nhân đó có yêu cầu.

Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân trong một số trường hợp cụ thể như sau:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu doanh nghiệp trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: doanh nghiệp trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Doanh nghiệp có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế:

1. Có tư cách pháp nhân;

2. Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;

3. Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;

4. Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên.

Trong đó, trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ phải đáp ứng được các điều kiện sau:

- Phải đảm bảo in được chứng từ khấu trừ thuế theo quy định, nội dung chứng từ khấu trừ thuế phải có đủ các chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ thuế chuẩn.

Mỗi số chứng từ khấu trừ thuế gồm 02 liên:

Liên 1: Lưu tại doanh nghiệp trả thu nhập.

Liên 2: Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế.

Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp doanh nghiệp trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ thuế in song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

- Sau khi in chứng từ khấu trừ thuế, phần mềm phải tự đổ dữ liệu vào Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC).

- Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được kết nối với phần mềm kế toán của đơn vị để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán liên quan.

- Phần mềm in chứng từ khấu trừ thuế phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập vào phần mềm phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.

Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in bao gồm:

- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư số 37/2010/TT-BTC);

- Mẫu chứng từ khấu trừ thuế dự kiến tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư số 37/2010/TT-BTC);

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp trả thu nhập;

- Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính. (Đáp ứng điều kiện về trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ nêu trên)

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của doanh nghiệp trả thu nhập, cơ quan thuế ra thông báo chấp thuận hay không việc đăng ký chứng từ khấu trừ thuế.

Sau đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, doanh nghiệp trả thu nhập phải Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ thuế.

* Chứng từ khấu trừ được cơ quan thuế cấp

Đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế (bao gồm cá nhân đã nghỉ việc và cá nhân không thuộc trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế - xem chi tiết tại công việc Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân) có quyền yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để tự đi quyết toán thuế.

Nếu doanh nghiệp đã có mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (do cơ quan thuế cấp mẫu) thì cấp chứng từ này cho cá nhân có yêu cầu.

Trường hợp doanh nghiệp chưa có mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì phải nộp hồ sơ đề nghị cơ quan thuế cấp mẫu theo thủ tục sau đây:

Thành phần hồ sơ:

- Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (theo mẫu 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC);

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

- Giấy giới thiệu doanh nghiệp;

- Giấy ủy quyền thực hiện;

- Bản photo Chứng minh thư nhân dân của người đứng tên trên giấy giới thiệu, kèm theo Chứng minh nhân dân bản gốc để đối chiếu.

Nơi nộp hồ sơ: Phòng ấn chỉ cục thuế.

Thông thường, sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế cấp 1 cuốn chứng từ khấu trừ thuế có 50 số, mỗi số có 2 liên:

Liên 1: Báo soát và Lưu;

Liên 2: Giao cho người nộp thuế (cá nhân được khấu trừ thuế).

Lưu ý:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: doanh nghiệp chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Hàng quý, chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau, doanh nghiệp trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ với cơ quan thuế dù phát sinh hay không phát sinh sử dụng chứng từ khấu trừ thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế gồm các nội dung như sau:

- Chứng từ khấu trừ thuế phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hành.

Ví dụ: AB/2010/T, trong đó AB là ký hiệu; 2010 là năm phát hành chứng từ; T là chứng từ tự in.

- Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong 01 ký hiệu.

- Mỗi số chứng từ khấu trừ gồm 02 liên:

Liên 1: Lưu tại tổ chức trả thu nhập.

Liên 2: Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế.

- Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ. Trường hợp tổ chức trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ in song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau

3. Cách xử lý khi chứng từ khấu trừ thuế có sai sót

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC thì trường hợp chứng từ khấu trừ thuế lập sai được giải quyết như sau:

Để được tư vấn các vấn đề về thuế, kế toán vui lòng liên hệ

ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM

HOTLINE: 094 697 8282

TỔNG ĐÀI 1900 6243 (Phím 2)

Điện thoại: (84-024) 3787 8822/ (84-024) 3787 8282

Địa chỉ: 525 Lạc Long Quân, P.Xuân La, Q.Tây Hồ, HN

Email: info@dianam.vn – dailythuedianam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/dailythuedianam/

Tập tin đính kèm: