Hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp cần lưu trữ những gì?

Câu hỏi của bạn đọc:

Thuế Địa Nam cho em hỏi:

Em làm kế toán của doanh nghiệp thương mại nhỏ do sếp nghĩ liên quan đến tính lương nên giao em kiêm luôn mảng nhân sự, em đang rối trong việc lưu trữ các hồ sơ nhân sự. Cho em hỏi bộ hồ sơ nhân sự chuẩn của nhân sự thì bao gồm những gì ạ? Và hồ sơ nhân sự phải lưu trữ ở doanh nghiệp tới khi nào?

Đại lý thuế Địa Nam xin giải đáp câu hỏi của bạn như sau:

Chào bạn, cám ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi rất hay tới Đại lý thuế Địa Nam, đây cũng là một trong những vấn đề mà chúng tôi thực sự muốn làm rõ từ lâu. Tiện trả lời câu hỏi của bạn, chúng tôi xin được tổng hợp nhiều trường hợp nhân sự của nhiều doanh nghiệp khác nhau (có sự khác biệt) và giải đáp thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

1. Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự:

- Hồ sơ nhân sự thông thường doanh nghiệp lưu trữ với mục đích sử dụng cho các đợt thanh, kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền do vậy hồ sơ nhân sự gắn liền với hồ sơ lương trình lên thuế.

- Hồ sơ nhân sự lưu trữ tại doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chủ yếu gồm: loại lao động, hình thức trả lương, quy chế lương, thưởng...Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những sự khác nhau nhất định.

- Hồ sơ nhân sự sẽ lưu trữ tại doanh nghiệp xuyên suốt quá trình người lao động này làm việc tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình lao động của công ty.

2. Bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ với lao động trong thời gian thử việc, học việc:

- Hồ sơ xin việc bản photo công chứng đầy đủ các giấy tờ gồm:

+ Sơ yếu lý lịch;

+ Đơn xin việc;

+ Bằng cấp photo công chứng;

+ Chứng minh thư photo công chứng;

+ Biên bản đánh giá lên chính thức/ dừng công việc.

- Người lao động là người nước ngoài ngoài các giấy tờ tương đương giấy tờ nêu trên, người lao động nước ngoài cần có thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động (Workpermit) tại Việt Nam.

- Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động từ 15-18 tuổi cần có văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động.

- Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động dưới 15 tuổi (lao động trẻ em) cần:

+ Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi;

+ Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động;

3. Hồ sơ lao động - chính thức:

Hồ sơ lao động của lao động chính thức được lưu trữ bổ sung thêm vào hồ sơ của người lao động đã lưu trữ trong quá trình thử việc, học việc bao gồm toàn bộ các tài liệu, hồ sơ phát sinh trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp bao gồm:

- Hợp đồng lao động chính thức (theo mẫu HĐ xanh hoặc HĐ của công ty tự soạn) - mức lương trên hợp đồng lao động là mức lương doanh nghiệp thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động tại đây.

- Phụ lục hợp đồng (nếu lương trả cao hơn so với mức đóng bảo hiểm)...

- Quyết định nội bộ doanh nghiệp trong quá trình người này làm việc tại doanh nghiệp: quyết định tăng lương, thăng cấp, bổ nhiệm...

- Giấy tờ phát sinh trong các thủ tục người lao động và cơ quan nhà nước mà có phát sinh văn bản có chữ ký người lao động thì đều nên làm thành 2 bản và lưu tại hồ sơ của người lao động này tại doanh nghiệp.

4. Hồ sơ liên quan thuế, kế toán liên quan đến lao động tại doanh nghiệp gồm:

- Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty.

- Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp.

- Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng.

- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm.

- Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân viên.

- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.

- Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

- Các giấy tờ khác liên quan;

Trên đây là tổng hợp của Đại lý thuế Địa Nam về hồ sơ đầy đủ của người lao động trong doanh nghiệp. Có bất kỳ thắc mắc nào, các bạn nhấc máy và gọi tổng đài 19006243 của chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí. 

==================================
ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM

Chuyên: Kê khai thuế trọn gói; Quyết toán thuế; tư vấn thực hiện rà soát sổ sách, báo cáo tài chính năm; Thành lập doanh nghiệp trọn gói; Chữ ký số; Giải thể, tạm ngừng kinh doanh trọn gói;