Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư

Trong quá trình hoạt động thì các doanh nghiệp, tổ chức chắc chắn sẽ có lúc cần đầu tư trang thiết bị vật tư cho nơi làm việc của mình. Tuy nhiên việc đầu tư các trang thiết bị đó cần phải thông qua một giấy đề nghị mua vật tư gửi đến bộ phận có thẩm quyền giải quyết trong doanh nghiệp, tổ chức.

1. Khi nào cần sử dụng phiếu đề nghị mua vật tư

Trong quá trình hoạt động, các công ty hay tổ chức khác sẽ có lúc cần phải mua các vật tư, trang thiết bị nhằm phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức. Việc mua bán vật liệu, trang thiết bị đều phải thực hiện theo một quy định nhất định mà doanh nghiệp, tổ chức đặt ra. Hầu hết sẽ phải thông qua một phiếu đề nghị mua vật tư. Phiếu này sẽ được lập bởi bộ phận phụ trách về trang thiết bị vật tư nếu cơ quan đó có bộ phận riêng phụ trách về mảng này hoặc bởi những người có nhu cầu cần mua thiết bị cho doanh nghiệp, tổ chức. Và phiếu sẽ được gửi lên cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp, tổ chức phụ trách về vấn đề trang thiết bị, vật liệu để xem nhằm gửi tiếp lên ban lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt việc mua bán, đầu tư thêm trang thiết bị. Tuy nhiên thông thường thì các doanh nghiệp sẽ giao cho một bộ phận hoặc trưởng phòng vật tư có quyền phê duyệt việc mua vật tư thay vì trình lên ban lãnh đạo.

Như vậy có thể hiểu đơn giản, khi cá nhân hoặc một bộ phận nào đó có nhu cầu mua vật liệu tư phục vụ cho mục đích hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức thì họ cần tiến hành lập một mẫu phiếu đề nghị mua vật tư để trình lên bộ phận có thẩm quyền phê duyệt, tùy theo cơ cấu của tổ chức. Phiếu đề nghị chính là văn bản ghi ra các vấn đề bạn muốn mua để phục vụ cho hoạt động nhất định và phiếu này cũng là một căn cứ để bộ phận kế toán các định chi phí một cách rõ ràng, minh bạch.

2. Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư

3. Cách lập phiếu đề nghị mua vật tư mới nhất 

Phiếu đề nghị mua vật tư cần phải được lập thành văn bản trên khổ giấy A4 dưới dạng hình thức bảng tính. Với thể thức trình bày như vậy thì phiếu đề nghị mua vật tư có thể đảm bảo được tính logic, dễ hiểu, dễ bao quát, kiểm toán các thiết bị cần phải mua cũng như nhằm mục đích gì. Bên cạnh đó, bố cục của một phiếu đề nghị mua vật tư cần phải có các nội dung tối thiểu sau đây:

- Đảm bảo thể thức của một văn bản hành chính: Tức là phiếu đề nghị phải có đầy đủ Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, logo (nếu có), thời gian, địa điểm làm phiếu và tên phiếu (tên phiếu có thể chính là mục đích mua vật tư). Việc đảm bảo phiếu đề nghị được trình bày theo thể thức của một văn bản hành chính thể hiện sự trang trọng, có cơ sở, có căn cứ rõ ràng và giúp quá trình lưu trữ và tính toán của doanh nghiệp được "chuyên nghiệp" hơn. 

- Về phần nội dung thì cần chú ý tên phiếu. Tên phiếu cũng chính là mục đích mua vật liệu tư để làm gì. Ví dụ như Đề xuất mua thêm trang thiết bị văn phòng, phiếu đề xuất sửa, thay đổi trang thiết bị văn phòng.... Phía dưới sẽ là mục Kính gửi đến người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức như trưởng phòng hay ban giám đốc,... Sau đó lần lượt sẽ là Thông tin của người có nhu cầu mua/ người lập phiếu/ người gửi và mục đích sử dụng

- Phần chính của phiếu chính là nội dung những vật tư, trang thiết bị cần mua. Phần này được lập theo dạng bảng tính, ghi đầy đủ số thứ tự, tên vật tư/ trang thiết bị, số lượng và phần ghi chú thêm (chú thích cụ thể hơn về lý do mua những vật tư để làm gì, sử dụng vào mục đích nào hoặc là những yêu cầu cụ thể về vật tư cần mua...)

- Phần cuối cùng là chữ ký ký gửi, phê duyệt. 

4. Quy trình đề nghị mua vật tư

Khi các phòng ban trong doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu muốn mua vật tư hoặc những thiết bị khác để phục vụ cho hoạt động, công việc cụ thể thì họ không thể nói suông hay tự ý mua đồ được. Khi đó, những người có nhu cầu mua vật tư, trang thiết bị khác cần phải lập một phiếu đề nghị/ phiếu đề xuất mua hàng như trên. Sau đó gửi đến quản lý hoặc ban giám đốc có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trong doanh nghiệp, tổ chức tùy theo cơ cấu tổ chức của từng nơi. 

Sau khi đã được chấp thuận, phê duyệt xong thì phiếu yêu cầu sẽ được chuyển đến các phòng mua hàng hoặc đến phòng hành chính nhân sự là nơi có trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung cấp, các sản phẩm vật tư phù hợp với nhu cầu, đề xuất trong phiếu đề nghị. Họ sẽ tiến hành mua theo đúng số lượng, chủng loại như yêu cầu. Về việc lựa chọn nhà cung cấp thì thường sẽ dựa trên các tiêu chí như chất lượng vật tư đạt chuẩn, thương hiệu của đối tác và sự phổ biến của các sản phẩm trên thị trường cung ứng hiện nay; dựa trên các phản hồi/ đánh giá của khách hàng; tìm hiểu về mặt pháp lý của đơn vị cung ứng vật tư và cuối cùng là xem xét đến giá thành trên thị trường. 

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp nhất cho mình thì bộ phận có trách nhiệm mua hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán kèm theo số lượng sản phẩm, chất lượng, mẫu mã,... cùng ngày hẹn giao vật tư, trang thiết bị. Trong trường hợp mua với số lượng ít thì có thể tiến hành giao dịch mua bán bình thường và yêu cầu xuất hóa đơn. 

Và cuối cùng, khi nhận được các trang thiết bị, vật tư cần thiết thì bộ phận mua hàng sẽ có trách nhiệm giao số vật tư đã mua đến các phòng ban đã yêu cầu.

ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM

Tập tin đính kèm: