Hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào thì được coi là hợp lệ? Đưa vào chi phí thì cần điều kiện gì?

Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp nhập khẩu hàng nước ngoài về tiêu thụ trong nước. Vậy hóa đơn chứng từ chi phí của bên nước ngoài cần phải xử lý như thế nào để được coi hợp lệ và đưa vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp nhập khẩu

Hình ảnh minh họa ( Nguồn Internet)

Theo Khoản 1 Điều 11 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định:

1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định:

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu.

Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Ngoài ra, khoản 4 Điều 5 Thông tư số 156/2013/BTC nêu rõ, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt: Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.

Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài dài hơn 20 trang giấy A4, người nộp thuế cần có văn bản giải trình, đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

Căn cứ các quy định trên, các hóa đơn chứng từ tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.

2. Hóa đơn thương mại quốc tế thường có những nội dung sau:

- Loại hoá đơn; số hoá đơn; ngày lập; chữ ký người bán và người mua.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, email của người bán.

- Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán của hàng hóa, dịch vụ.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán của người mua.

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC như sau:

[…] Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó.

Trường hợp bản chụp có nhiều trang thì người khai hải quan, người nộp thuế xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản.

Có thể thấy rằng, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký mới được chấp nhận.

Cũng xin thông tin thêm, thông thường thì cơ quan thuế chấp nhận chi phí mà công ty trả cho đối tác nước ngoài khi:

- Hai bên có hợp đồng/hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.

- Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.

- Có thanh toán tiền qua ngân hàng phù hợp với hợp đồng.

- Có việc kê khai, khấu trừ thuế đầy đủ (thuế nhà thầu nước ngoài).

- Chi phí này phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý

Theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

“Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.”

Mặt khác, theo Điều 4, Thông tư 96/2015 về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Như vậy, theo các quy định trên, hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Hai bên có hợp đồng hoặc hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.

Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phù hợp với hợp đồng.

Kê khai, khấu trừ đầy đủ thuế nhà thầu nước ngoài.

Chi phí phát sinh phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

                           ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM