Những sai sót cần tránh trong hóa đơn, chứng từ

Những tình tiết nhỏ liên quan đến hóa đơn mua vào – bán ra tưởng chừng như đơn giản, không để ý hoặc hiểu sai tinh thần của luật cũng có thể dẫn đến hậu quả đáng tiếc cho Doanh nghiệp. Đại lý thuế Địa Nam xin đưa ra một số điểm cần lưu ý đối với các chứng từ, hóa đơn Mua vào – Bán ra, hy vọng phần nào giúp cho Doanh nghiệp giảm bớt đi những hậu quả đáng tiếc đó.

1. Hóa đơn mua vào:

- Đối với hóa đơn mua tài sản cố định

Nếu Doanh nghiệp không kinh doanh vận chuyển hành khách, hàng hóa, du lịch, khách sạn mà mua sắm ô tô từ 9 chỗ trở xuống có giá trị vượt lên 1,6 tỷ đồng thì lưu ý phải loại phần khấu hao vượt mức theo quy định khi tính thuế TNDN và phần thuế GTGT cũng không được khấu trừ phần vượt mức này.

- Đối với hóa đơn thuê văn phòng
Các hộ kinh doanh là cá nhân có nhà cho các Doanh nghiệp thuê làm văn phòng, mặc dù theo quy định mới các hộ cá nhân không cần phải xuất hóa đơn cho người mua mà Doang nghiệp chỉ căn cứ trên Hợp đồng để hạch toán kèm theo bộ chứng từ kê khai thuế của các hộ cá nhân, các Doanh nghiệp lưu ý không dựa trên tờ khai tính thuế của các hộ cá nhân đó để kê khai thuế đầu vào cho Doanh nghiệp mình.

- Đối với hóa đơn mua hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên:
+ Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp trong cùng một ngày:
Khi Doanh nghiệp mua hàng của một đơn vị có trị giá trên 20 triệu trong cùng một ngày và đã chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn để đáp ứng điều kiện thanh toán bằng tiền mặt, nhưng tổng các hóa đơn mua hàng trong cùng một ngày có số tiền từ 20 triệu trở lên thì sẽ bị loại thuế GTGT và chi phí khi tính thuế TNDN.  Vì vậy cần phải lưu ý thực hiện việc chuyển khoản cho những hóa đơn này.

+ Đối trừ khoản tiền đặt cọc trước:
Đối với những hóa đơn có trị giá từ 20 triệu đồng trở lên khi thanh toán làm nhiều lần theo thỏa thuận thanh toán, nếu có đặt cọc cho lần đầu tiên ngay sau khi ký hợp đồng bằng tiền mặt thì Doanh nghiệp lưu ý nếu nhà cung cấp có ý định đối trừ khoản đặt cọc này vào tiền hàng thì phải yêu cầu nhà cung cấp trả lại khoản tiền đặt cọc đó và số tiền thiếu còn lại Doanh nghiệp làm thủ tục chuyển khoản theo quy định tránh việc bị loại thuế GTGT và chi phí thuế TNDN của khoản đặt cọc này.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng không đúng đối tượng trả và nhận:
Chuyển khoản để thanh toán cho những hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, nhiều Doanh nghiệp hiểu nhầm ý nghĩa của việc chuyển khoản, chuyển khoản ở đây là chuyển tiền từ tài khoản mang tên công ty của bên mua sang tài khoản mang tên công ty của bên bán. Nếu Doang nghiệp cử nhân viên mang tiền nộp trực tiếp vào tài khoản mang tên công ty của bên bán hoặc ngược lại thì hóa đơn này cũng sẽ bị loại thuế GTGT và chi phí thuế TNDN.

+ Phương thức thanh toán bù trừ công nợ giữa bên mua và bên bán:
Nếu có trường hợp Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp sau đó cũng bán lại mặt hàng của bên mình cho nhà cung cấp thì công nợ giữa hai bên có thể làm theo phương thức bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra và được xem là thanh toán qua Ngân hàng, nếu sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại có trị giá từ trên 20 triệu đồng trở lên thì Doanh nghiệp lưu ý cũng phải thực hiện việc chuyển khoản theo đúng quy định.

-  Trường hợp bị mất hóa đơn mua vào
Nếu lỡ Doanh nghiệp bị mất hóa đơn đầu vào thì không phải lo lắng phần thuế GTGT khấu trừ sẽ bị loại mà phải tiến hành photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số: BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), tiến hành nộp phạt theo quy định khi đó hóa đơn được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.

2. Hóa đơn bán ra:

- Hóa đơn, thuế GTGT đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ
Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

- Nội dung viết trên hóa đơn
Khi viết hóa đơn Doanh nghiệp nên lưu ý viết chính xác dịch vụ mà mình thực hiện thực tế, nhiều Doanh nghiệp viết sai nội dung dẫn đến phát sinh số thuế phải nộp hoặc số thuế phải nộp bị tang lên đáng kể do mức chịu thuế suất khác nhau.

- Kiểm tra  hóa đơn bỏ trống
Nhiều Doanh nghiệp có tình trạng để cách hóa đơn để cân đối giữa doanh thu và chi phí, các Doanh nghiệp lưu ý phải kiểm tra cẩn thận và xuất bổ sung luôn trong kỳ kê khai và lưu ý ngày tháng trên hóa đơn tránh việc ngày tháng hóa đơn trước lại lớn hơn ngày tháng hóa đơn sau.

---------------------------------------------

Đại lý thuế Địa Nam tư vấn kế toán chuyên nghiệp, miễn phí. Hotline 1900 6243

   - Dịch vụ báo cáo tài chính

- Dịch vụ quyết toán thuế