Hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên

Trong bài này, Đại lý thuế Địa Nam hướng dẫn kế toán các doanh nghiệp các bước thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế thông qua tổ chức chi trả thu nhập. Trước khi thực hiện các bước đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên, kế toán cần kiểm tra kỹ số chứng minh thư nhân dân cũ (trường hợp cá nhân cung cấp số căn cước công dân) để không đăng ký trùng. 

1. Tải và cài đặt phần mềm Hỗ trợ Quyết toán TNCN:

 Tải và cài đặt phần mềm Hỗ trợ Quyết toán TNCN 3.3.1 (phiên bản mới nhất cập nhật ngày 06/01/2017) tại đây >>

Sau khi tải về máy, các bạn tiến hành giải nén và cài đặt để sử dụng trên máy tính: 

=> 

Giao diện thao tác: 

Khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân cho cá nhân thì kế toán thực hiện nhấp vào trường thông tin: [Đăng ký thuế qua CQCT], màn hình xuất hiện cửa sổ đăng ký thuế, kế toán tiến hành nhập thông tin của cá nhân cần đăng ký: 

Hướng dẫn điền các tiêu thức: 

- Thông tin cơ quan chi trả thu nhập gồm: Mã số thuế, tên, chọn cơ quan cấp cục, chọn chi cục thuế quản lý. 

- Số hiệu tệp: khi thực hiện lần đầu, mặc định điền là 1, nếu làm lần 2 thì bạn phải sửa ô này thành 2, tương tự với các lần sau. 

- Ngày tạo tệp và số lượng: tự động nhảy số. 

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấp nút [Kiểm tra], hồ sơ hợp lệ thì khi bấm nút báo [Tờ khai hợp lệ], kế toán đóng và thực hiện bước tiếp theo. Nếu hồ sơ còn thiếu thông tin hoặc sai thông tin thì khi bấm nút báo [Tờ khai không hợp lệ], kế toán tiến hành bổ sung thông tin tới khi kiểm tra báo [Tờ khai hợp lệ]. 

Bước tiếp theo các bạn nhấn [Kết xuất tệp hồ sơ] file .xml để thực hiện nộp online, chú ý tuyệt đối không được đổi tên file kết xuất, chỉ có thể đổi đuôi số TT thôi. 

Nộp qua mạng: 

Kế toán tiến hành truy cập vào website Thu nhập cá nhân của Tổng cục thuế tại đường dẫn bằng trình duyệt Internet Exploer (icon e xanh): tncnonline.com.vn  và chọn tab [Tổ chức chi trả] nhập thông tin mã số thuế, ngày cấp mã số thuế, cơ quan thuế Tỉnh/Thành phố, cơ quan thuế quản lý và mã xác nhận thông tin và nhấp đăng nhập. 

Nhấp [Đăng nhập] xong, màn hình hiển thị luôn giao diện gửi file dữ liệu, các bạn kế toán tiến hành nhập thông tin cá nhân của các bạn vào các ô thông tin, đính kèm file .xml ở bước trước đã có. Các bạn nộp lần đầu thì không đánh dấu vào ô nộp lại file, còn các bạn nộp lại file thì vui lòng tick vào ô đó và nhấn [Gửi file]. 

Sau khi nhấp [Gửi file], để kiểm tra các file đã nộp, kế toán vào mục [Tra cứu file]. 

Nộp hồ sơ cứng cho cơ quan thuế trực tiếp: 

Kế toán vào lại Hỗ trợ kê khai, kiểm tra lại 1 lần nữa tờ khai và nhấp nút [In tờ khai], màn hình in tờ khai hiện ra, kế toán tiến hành lựa chọn máy in công ty, số lượng bản in (thông thường chỉ cần 1 bản), tick ô [In bảng kê đăng ký thuế TNCN] và nhấp [In] là xong. Nộp tại bộ phận 1 cửa của chi cục thuế quản lý trực tiếp (cái này tùy vào từng chi cục). 

Mục in tờ khai 05/ĐK-TNCN kế toán in 2 bản để người lao động ký đầy đủ và lưu tại doanh nghiệp cùng với hồ sơ cá nhân gồm: bản sao công chứng CMT/CCCD phục vụ khi cơ quan thuế có yêu cầu. 

Tra cứu và tải kết quả hồ sơ: 

Sua 3-7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, kế toán thực hiện các thao tác giống hệt phần kiểm tra danh sách các file đã gửi, vào [Tra cứu file] để xem kết quả của hồ sơ, màn hình hiển thị như sau: 

Trạng thái của hồ sơ cho biết được hồ sơ được chấp nhận phê duyệt hay chưa phê duyệt. Đối với các hồ sơ chưa phê duyệt, kế toán tiến hành xem file dữ liệu xem có sai sót thì sẽ lập lại tờ khai, nhớ đổi tên file ở phần đuôi 001 --> 002,003...để không xảy ra lỗi bị trùng tên file. 

Trên đây là hướng dẫn của Đại lý thuế Địa Nam để các doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên đủ điều kiện quyết toán thuế qua cơ quan chi trả thu nhập. 

Mời các bạn xem thêm: 

-  Một số lưu ý về người phụ thuộc khi quyết toán thuế TNCN năm 2016 

- Hướng dẫn quyết toán thuế Thu nhập cá nhân năm 2016 (Phần dành cho doanh nghiệp)

==========================

ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM chuyên thực hiện các thủ tục về thuế, kế toán doanh nghiệp

"Chúng tôi không bán sản phẩm rẻ nhất - Chúng tôi bán sản phẩm tốt nhất"