Chi phí sửa chữa nhà thuê làm văn phòng thì được hạch toán, đưa vào chi phí như thế nào?

Chị Thanh ( Hà Nội) có gửi câu hỏi đến Đại lý thuế Địa Nam để giải đáp vấn đề về chi phí sửa chữa nhà thuê làm văn phòng thì được hạch toán, đưa vào chi phí như thế nào?

Chào chị với vấn đề của chị thì bên Đại lý thuế trả lời bạn như sau:

I. Chi phí sửa chữa nhà thuê làm văn phòng được đưa vào chi phí như thế nào? 

Theo điều 8 Thông tư 45/2013/TT-BTC:

c) Trường hợp trong hợp đồng thuê tài sản (bao gồm cả thuê hoạt động và thuê tài chính) quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh nhưng thời gian tối đa không quá 3 năm

Cũng Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.16 quy định như sau:

“Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.”

Căn cứ theo các quy định trên để chi phí sửa chữa nhà xưởng đi thuê được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thì cần những chứng từ sau:

– Hợp đồng thuê nhà xưởng, trong hợp đồng ghi rõ bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê.

– Hóa đơn thuê nhà xưởng ( nếu có)

– Biên bản kiểm tra hiện trường, lý do hư hại, biện pháp khắc phục

– Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà xưởng, văn phòng

– Dự toán sửa chữa và hợp đồng thuê sửa chữa văn phòng, nhà xưởng

– Quyết toán sửa chữa hoàn thành

– Chứng từ, hóa đơn xác nhận việc chi phí sửa chữa văn phòng, nhà xưởng đi thuê

– Tờ khai thuế môn bài và chứng từ đóng thuế môn bài cho văn phòng, nhà xưởng đi thuê

– Mẫu 08/MST ( Mới nhất là PL II-1) thông báo địa điểm thuê nhà xưởng, kho bãi hoặc văn phòng

II. Cách hạch toán chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ:

- Công tác sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp cũng có thể tiến hành theo phương thức tự làm hoặc giao thầu.

a) Khi phát sinh chi phí cải tạo, nâng cấp, sửa chữa TSCĐ sẽ được tập hợp vào bên Nợ TK 241 "XDCB dở dang" (2413) và được chi tiết cho từng công trình, công việc sửa chữa TSCĐ. Căn cứ chứng từ phát sinh chi phí để hạch toán:

- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 241 - XDCB dở dang (2413) (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

Có các TK 111, 112, 152, 214, 331... (tổng giá thanh toán).

- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì chi phí sửa chữa TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 241 - XDCB dở dang (2413) (tổng giá thanh toán)

Có các 111, 112, 152, 214, 334,... (tổng giá thanh toán).

b) Khi việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hoàn thành:

- Nếu là khoản Chi phí Sửa chữa (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ):

Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (Nếu là sửa chữa nhỏ) (Theo TT 200)

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (Nếu sửa chữa lớn được phân bổ dần) (Theo TT 200 và 133)

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (nếu trích trước chi phí sửa chữa định kỳ) (Theo TT200 và 133)

Có TK 241 - XDCB dở dang (2413).

- Nếu là khoản cải tạo, nâng cấp (thỏa mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ):

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Có TK 241 - XDCB dở dang (2413).

Chú ý: Trường hợp sửa chữa thường xuyên TSCĐ thì không hạch toán vào tài khoản 2413 mà tính thẳng vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

- Tài khoản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ: Phản ánh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và tình hình quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.

Tức là: Những khoản chi phí sửa chữa thường xuyên (hoặc 1 lần giá trị nhỏ) TSCĐ hạch toán thẳng vào chi phí:

Nợ TK: 154, 627, 641, 642 ...

Nợ TK 133.

 Có TK: 111, 112, 331 ...

                                            ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM