Hiện nay trong quá trình hạch toán kế toán xử lý thiếu, sai sót các chứng từ dẫn đến tình trạng quỹ tiền mặt bị âm. Vậy kế toán phải làm gì để xử lý vấn đề quỹ tiền mặt bị âm. Đại lý Thuế Địa Nam hướng dẫn bạn cách xử lý như sau:
Hình ảnh minh họa
1. Nguyên nhân dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm
Quỹ tiền mặt bị âm là khi tổng số tiền chi trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền thu trên sổ sách kế toán. Việc để quỹ tiền mặt bị âm là không phù hợp với thực tế. Bởi không có thu tiền thì không thể có chi tiền.
>>> Các nguyên nhân
Thông thường khi xảy ra trường hợp quỹ tiền mặt của doanh nghiệp bị âm, kế toán cần xem xét lại các vấn đề sau đây:
- Hoạch toán thiếu nghiệp vụ thu, chi phát sinh.
- Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
- Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu (điều này làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong ngày)
- Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
- Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
- Ghi lệch nhật ký chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
- Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
- Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
- Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
- Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.
- Cuối kỳ không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.
- Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ ký của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ ký của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
- Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
Nếu kế toán phát hiện xảy ra sai sót một trong các trường hợp này thì rất dễ dẫn đến việc quỹ tiền mặt bị âm.
2. Các cách giải quyết quỹ tiền mặt bị âm
Cách 1: Hạch toán lại các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK331
Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm khoản tiền chi, cân đối được âm tiền mặt.
Cách hạch toán như sau:
- Nợ hàng, Nợ CP
- Nợ Thuế VAT đầu vào
- Có 331 – Phải trả người bán
Khi có tiền sẽ thanh toán sau, khi doanh nghiệp thanh toán, kế toán cần phản ánh:
- N331/C111, 112
Lưu ý: Để sử dụng được phương pháp này kế toán cần chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán phải lưu ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm.
Cách 2: Làm hợp đồng cho vay mượn cá nhân lãi suất 0%
Thông thường khi rơi vào trường hợp quỹ tiền mặt âm, khá nhiều kế toán viên làm theo cách này. Vì cách xử lý này đơn giản, an toàn và thực tế. Kế toán toán sẽ làm hợp đồng vay mượn cá nhân giám đốc hoặc người trong và ngoài công ty.
Ưu điểm của cách thức này:
- Doanh nghiệp không phát sinh chi phí tài chính
- Tăng khoản Thu tiền tại doanh nghiệp (kế toán phải làm phiếu thu nếu tăng thêm tiền)
Cách hạch toán như sau: N111/C341
Cách 3 : Tăng vốn điều lệ
Phương pháp này giúp doanh nghiệp tăng tiền mặt. Với trường hợp này nếu cá nhân nhận vốn góp thì có thể góp bằng tiền mặt, còn nếu đối tượng góp vốn Doanh nghiệp thì chuyển khoản. Khi đó kế toán cần hợp thức hóa các chứng từ.
Cách 4: Khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt
Cách làm này giúp tăng Thu tiền mặt tại doanh nghiệp, làm giảm âm quỹ TM.
Yêu cầu: Kế toán phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ cẩn thận, đầy đủ.
Khi đó, kế toán hạch toán: N111/C131
Cách 5: Chuyển một số khoản chi sang kì hạch toán sau
Trong cách xử lý này, kế toán chuyển một số khoản chi tiền nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT có thể chuyển sang kỳ sau để làm giảm lượng chi tiền. Ví dụ: chi lương nhân viên, tạm ứng,...
Ngoài ra, trên thực tế các doanh nghiệp sử dụng thêm một số biện pháp như nhận được khoản tiền mặt từ hoạt động cho, biếu, tặng. Cách này không khả thi vì sẽ bị tính thuế Doanh nghiệp 20%.
