Quy trình và hóa đơn mua hàng trong công ty xây lắp xây dựng

Câu hỏi: Em đang làm trong một công ty xây lắp xây dựng chỉ có một mình em làm kế toán. Ngoài công việc của kế toán đúng nghĩa bạn còn phải làm nhiều việc đa di năng khác. Trong đó có việc mua hàng cho công ty. Sếp em rất khó tính, Thuế Địa Nam có những lưu ý nào trong việc mua hàng và cả đối với các hóa đơn để em không bị làm sai không ạ?

Trả lời: Để mua được hàng cho vừa ý sếp, phù hợp với công ty, đại lý thuế Địa Nam xin giới thiệu với các bạn quy trình mua hàng nhằm giúp bạn định hướng phần nào công việc cần :

1. Quy trình mua hàng

Giải thích quy tình:

- Tìm nhà cung cấp: Căn cứ vào bảng kế hoạch sản xuất (công ty sản xuất); kế hoạch mua hàng (Công ty thương mại), dự toán công trình (công ty xây dựng, xây lắp), kế toán tiến hành tìm nhà cung cấp phân phối mặt hàng công ty đang cần

- Thương lượng: Để thương lượng được thành công, bạn nên tìm hiểu về một số điều sau:

   + Mặt hàng định mua và giá trên thị trường  nếu biết được giá của nhà cung cấp tiền năng thì càng tốt => Cái này search google.

   + Thông tin cơ bản về nhà cung cấp tiềm năng : địa chỉ, mã số thuế, thông tin về thuế  (nếu có thể) => Nhằm xem có phù hợp với mặt hàng mình đang mua không và tránh công ty lừa đảo  hoặc công ty đang có vấn đề về thuế.

   + Thông tin về giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (ví dụ:  Thanh toán trước hay sau khi nhận hàng, thanh toán theo từng giai đoạn hay thanh toán 100% khi kết thúc công việc, thanh toán theo tháng hay quý; chi phí vận chuyển, bốc dỡ bên bán hay mua chịu;…..

    + Nên tham khảo một vài nhà cung cấp để có sự lựa chọn phù hợp

=>Thương lượng sao cho phù hợp với điều kiện và khả năng thanh toán của công ty

-  Trình duyệt:  Lập bảng đề xuất mua hàng với các điều kiện thương lượng được của từng nhà cung cấp và đưa ra ý kiến cá nhân của mình cho việc chọn nhà cung cấp phù hợp rồi trình cho người quản lý/ giám đốc xem xét.

Nếu Quản  lý/ Giám đốc đồng ý nhà cung cấp nào thì chuyển tiếp bước sau. Nếu không chấp nhận một vấn đề trong việc thương lượng thì quay lại thương lượng tiếp, nếu không chấp nhận các phương án đã đưa ra thì quay lại tìm nhà cung cấp khác đến khi sếp duyệt thì thôi.

- Hợp đồng / đơn đặt hàng: Sau khi được duyệt phương án đưa ra thì bạn phối hợp với nhà cung cấp soạn thảo , kiểm tra  hợp đồng/ đơn hàng và tiến hành trình sếp ký duyệt

Note: Hợp đồng đơn hàng cần ghi rõ các điều khoản sau:

+ Thông tin 2 bên

+  Giá cả , số lượng , điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng

+ Chứng từ thanh toán gồm những gì

- Thực hiện giao dich: Trong quá trình thực hiện giao dịch bạn phải xác nhận với bộ phận thực hiện giao dịch. Biết được giao dịch thực hiện đến phần nào, giai đoạn nào.

- Hoàn thiện chứng từ: Căn cứ vào hợp đồng bạn cần hoàn thiện và thu thập các chứng từ cần thiết cho việc mua hàng. (nên làm trước khi thanh toán lần cuối cùng để chắc chắn bạn không phải liên hệ  nhà cung cấp “ đòi “ chứng từ thiếu:

Một bộ chứng từ mua hàng gồm:

    +Báo giá (nếu có)

    + Hợp đồng kinh tế/ đơn đặt hàng (có xác nhận 2 bên)

    + Phiếu giao hàng (có xác nhận của bộ phận thực hiên và nhà cung cấp)

    + Biên bản xác nhận khối lượng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)

    + Hồ sơ nghiệm thu (nếu có)

    + Hóa đơn GTGT hợp lý

    + Đề nghị thanh toán (nếu có)

    + Chứng từ thanh toán

    + Thanh lý hợp đồng

- Thanh toán: Căn cứ vào hợp đồng/ đơn đặt hàng để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp

- Lưu trữ chứng từ: Sau khi hoàn thiện giao dịch và thanh toán thì tiến hành lưu chữ bảo quản chứng từ phù hợp với điều kiện của từng yêu cầu quản lý công ty

Đăng kí dịch vụ kê khai thuế qua mạng, quyết toán thuế, làm báo cáo tài chính liên hệ: 0946 97 8282

2        Một vài chú ý về hóa đơn trong công ty xây lắp, xây dựng

- Các lưu ý về hóa đơn GTGT đầu vào bạn có thể tham khảo thêm tại bài viết http://thue.dianam.vn/Hoa-don-gia-tri-gia-tang/Cac-luu-y-quan-trong-ve-hoa-don-dau-vao-5024

- Khi nhận hóa đơn

   + Phải kiểm tra các thông tin cơ bản :  Thông tin công ty mình, số lượng hàng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền thanh toán bằng số, bằng chữ, chữ ký của hóa đơn đã đầy đủ chưa?

   + Phân loại hóa đơn : Hàng mua về là tài sản cố định – công cụ dụng cụ - nguyên vật liệu ; Phục vụ cho văn phòng hay công trình . Đặc biệt là khi mua nguyên vật liệu cho công trình bạn phải đánh dấu lại để biết nó thuộc công trình nào. Nếu hóa đơn vật liệu  mua cho nhiều công trình thì phải bóc tách số lượng cho phù hợp với các công trình (có thể ghi ra tờ note) để sau này kiểm tra và tính giá vốn được thuận tiện và dễ dàng.

   + Kiểm tra đã đủ chứng từ đi kèm hóa đơn đó chưa, nếu chưa phải tập hợp cho đủ

- Lưu trữ hóa đơn : Hóa đơn và chứng từ đi kèm nên lưu làm 3 bản

   + Scan bản mềm lưu tại máy tính => Mục đích: Tìm kiếm nhanh và gửi cho quản lý khi được yêu cầu

   + Lưu bản phô tô tại file công trình => Mục đích: Quản lý, kỹ thuật có thể kiểm tra khi cần

   + Lưu bản gôc tại chứng từ thuế  => Mục đích: Khi thuế yêu cầu kiểm tra 

-----------------------------------------------------