Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn: Chuẩn bị hồ sơ thế nào để được tính chi phí?

Không phải mọi trường hợp doanh nghiệp mua hàng của cá nhân đều bắt buộc phải có hóa đơn. Pháp luật thuế cho phép một số trường hợp đặc thù được mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhưng vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện và có hồ sơ, chứng từ chứng minh theo quy định.

5 trường hợp được mua hàng không có hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, về nguyên tắc, một khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện về tính thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Tuy nhiên, pháp luật quy định một số trường hợp đặc thù không cần hóa đơn, trong đó đáng chú ý có 5 trường hợp sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp mua sản phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản của người trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán ra.

Thứ hai, mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.

Thứ ba, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

Thứ tư, mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.

Thứ năm, mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp nêu trên nhưng có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định.

Như vậy, việc người bán không xuất được hóa đơn không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đương nhiên bị loại khoản chi. Quan trọng là giao dịch phải thuộc đúng trường hợp được pháp luật cho phép và doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì?

Đối với các trường hợp mua hàng không có hóa đơn nêu trên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hồ sơ chứng minh giao dịch và chứng từ thanh toán.

1. Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ

Doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Bảng kê phải được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.

Nội dung bảng kê cần thể hiện đầy đủ thông tin về người bán, hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào, số lượng, giá trị và các thông tin liên quan đến giao dịch.

2. Có chứng từ chi trả tiền cho người bán

Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán, chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.

Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh giao dịch thực tế đã phát sinh.

Đặc biệt, đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ gia đình, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ.

Không có hóa đơn nhưng vẫn phải chứng minh giao dịch có thật

Một sai lầm thường gặp là doanh nghiệp cho rằng chỉ cần lập bảng kê Mẫu 02/TNDN là đủ.

Thực tế, doanh nghiệp cần xây dựng một bộ hồ sơ có khả năng chứng minh toàn bộ giao dịch mua hàng là có thật, hàng hóa thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và tiền thực tế đã được thanh toán cho người bán.

Do đó, ngoài bảng kê và chứng từ thanh toán, tùy từng giao dịch, doanh nghiệp nên lưu giữ các tài liệu liên quan như:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán;
• Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng;
• Chứng từ xuất nhập kho;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Chứng từ vận chuyển;
• Các tài liệu xác định nguồn gốc hàng hóa;
• Thông tin của người bán;
• Các chứng từ khác chứng minh giao dịch thực tế phát sinh.

Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đặc biệt lưu ý ngưỡng thanh toán 5 triệu đồng

Doanh nghiệp cần phân biệt hai vấn đề khác nhau:

Một là, giao dịch có thuộc trường hợp pháp luật cho phép không cần hóa đơn hay không.

Hai là, phương thức thanh toán có đáp ứng điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ hay không.

Việc được phép mua hàng không có hóa đơn không có nghĩa doanh nghiệp được thanh toán bằng tiền mặt trong mọi trường hợp.

Đối với trường hợp thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định và lưu lại chứng từ thanh toán để làm căn cứ chứng minh.

Hồ sơ nên lưu thành một bộ hoàn chỉnh

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên sắp xếp hồ sơ theo từng giao dịch hoặc từng đợt mua hàng, tối thiểu gồm:

1. Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu số 02/TNDN;

2. Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán nếu có;

3. Chứng từ giao nhận, nhập kho hoặc nghiệm thu;

4. Chứng từ thanh toán cho người bán;

5. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc trường hợp phải áp dụng;

6. Các tài liệu chứng minh người bán thuộc đúng đối tượng được phép bán hàng không có hóa đơn;

7. Các chứng từ khác liên quan đến giao dịch.

Kết luận

Mua hàng không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nhưng chỉ khi giao dịch thuộc đúng trường hợp pháp luật cho phép và doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “có hóa đơn hay không”, mà cần kiểm tra đồng thời đối tượng người bán, loại hàng hóa/dịch vụ, giá trị giao dịch, phương thức thanh toán và bộ hồ sơ chứng minh giao dịch.

Chuẩn bị hồ sơ ngay từ thời điểm mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra hoặc quyết toán thuế.

A