Mẫu biên bản xác nhận, đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ kế toán nhằm đối chiếu và xác nhận tình hình thanh toán, số dư công nợ giữa bên mua và bên bán, đặc biệt là trong những hoạt động mua bán với số tiền từ 20 triệu đồng trở lên.

1. Đối chiếu công nợ là gì

Đối chiếu công nợ là hoạt động được thực hiện giữa doanh nghiệp với đối tác (khách hàng, nhà cung cấp), trong đó hai bên so sánh các khoản công nợ giữa hai bên đã ghi nhận xem có trùng khớp với nhau không.

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.

Như vậy, đối chiếu công nợ là thủ tục quan trọng, giúp các bên xác nhận lại một lần nữa sự ghi chép, tổng hợp của mình là chính xác, từ đó sắp xếp kế hoạch trả nợ phù hợp. Đồng thời giúp kế toán có thể phát hiện sai sót (nếu có) và kịp thời điều chỉnh.

2. Khi nào cần đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập vào định kỳ kế toán hoặc vào cuối năm. Kế toán doanh nghiệp lập cho từng khách hàng, nhà cung cấp và gửi cho khách hàng/NCC để xác nhận số công nợ.

3. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ

4. Lưu ý khi lập bảng đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ còn gọi là biên bản xác nhận công nợ, đây là biên bản vô cùng quan trọng khi quyết toán với cơ quan thuế. Trong quá trình lập biên bản đối chiếu công nợ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề dưới đây:

• Nếu bên mua và bên bán thanh toán hết giá trị hợp đồng thì chỉ cần làm biên bản thanh lý hợp đồng và ghi đầy đủ các thông tin về thời hạn, giá trị thanh toán, chấm dứt hợp đồng thì không cần phải lập biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ.

• Nếu hết thời hạn quy định mà hai bên chưa thanh toán hết công nợ với nhau thì cần lập một biên bản đối chiếu khác

• Biên bản đối chiếu công nợ có nhiều mẫu khác nhau và tùy thuộc vào nhu cầu các doanh nghiệp có thể thay đổi để phù hợp. Tuy nhiên nội dung biên bản cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

+ Tên doanh nghiệp

+ Số biên bản đối chiếu công ty

+ Địa chỉ, thời gian

+ Căn cứ lập biên bản

+ Thông tin hai bên mua và bán

+ Công nợ chi tiết

+ Kết luận

+ Đại diện hai bên ký tên và đóng dấu

• Biên bản đối chiếu công nợ chỉ có giá trị pháp lý khi được ký tên, đóng dấu bởi đại diện của hai bên được nêu trong biên bản. Các bên có thể ủy quyền cho người khác ký thay người đại diện được nêu trong biên bản nhưng cần có giấy ủy quyền hợp pháp và ký đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý của biên bản

Ngoài ra, khi lập biên bản đối chiếu công nợ kế toán doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây để hạn chế các sai sót xảy ra:

• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường

• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.

• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó

• Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp

• Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

• + Kế toán công nợ gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỷ lệ phản hồi thấp  sẽ dẫn đến việc sai sót trong quản lý công nợ

  + Chưa phát hiện được nguyên nhân số tiền mà doanh nghiệp phải thu khách hàng bị chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp xây dựng thì hầu như đều không đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu có phần chênh lệch, nhiều khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu như các loại hình doanh nghiệp khác

  Hiên nay, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích hơn. Chẳng hạn phần mềm AMIS Kế Toán đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả.

  Hệ sinh thái kết nối:

• Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm

• Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm

• Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm

• Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…

• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…

• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.

• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo.

ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM

Tập tin đính kèm: