CHI PHÍ XĂNG XE CỦA GIÁM ĐỐC KHÔNG ĐỨNG TÊN CÔNG TY CÓ ĐƯỢC KHẤU TRỪ THUẾ?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng xe cá nhân của giám đốc để phục vụ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không ít kế toán băn khoăn: xe không đứng tên công ty thì chi phí xăng xe có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế hay không?

Câu trả lời là: CÓ, nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh việc sử dụng xe phục vụ hoạt động kinh doanh.

Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi:

• Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh;
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
• Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Trong trường hợp xe đứng tên cá nhân giám đốc, doanh nghiệp nên thực hiện một trong hai phương án sau:

1. Ký hợp đồng mượn xe giữa giám đốc và công ty
   Đây là cách phổ biến đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Hồ sơ nên có:

• Hợp đồng mượn xe;
• Bản sao đăng ký xe;
• Quyết định hoặc quy chế sử dụng xe phục vụ công việc;
• Lệnh điều xe, lịch công tác (nếu có);
• Hóa đơn xăng dầu mang tên công ty.

Ưu điểm của hình thức này là không phát sinh tiền thuê xe và thường không phát sinh nghĩa vụ thuế đối với cá nhân giám đốc.

2. Ký hợp đồng thuê xe giữa giám đốc và công ty
   Doanh nghiệp có thể thuê lại xe của giám đốc để phục vụ hoạt động kinh doanh.

Ngoài chi phí xăng dầu, doanh nghiệp còn có thể hạch toán:

• Tiền thuê xe;
• Phí cầu đường;
• Phí gửi xe;
• Chi phí bảo dưỡng liên quan đến hoạt động công ty.

Tuy nhiên, trường hợp này có thể phát sinh nghĩa vụ thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản nếu doanh thu vượt ngưỡng quy định.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hóa đơn xăng dầu nên xuất đúng tên và mã số thuế công ty;
• Chi phí phải phù hợp với quy mô và thực tế hoạt động;
• Nếu chi phí xăng xe quá lớn hoặc không chứng minh được mục đích kinh doanh, cơ quan thuế có thể loại khỏi chi phí được trừ khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Vì vậy, dù xe không đứng tên công ty, doanh nghiệp vẫn có thể đưa chi phí xăng xe vào chi phí hợp lý nếu chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng minh được việc sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh thực tế.

                                                                                      ĐẠI LÝ THUẾ ĐỊA NAM

TỔNG ĐÀI 1900 6243 - HOTLINE: 0946978282

Địa chỉ: 525 Lạc Long Quân, P. Tây Hồ, HN

Email: info@dianam.vn – dailythuedianam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/dailythuedianam/