Bộ chứng từ đầy đủ để hạch toán cho một tour du lịch

Dịch vụ du lịch theo hình thức lữ hành là một ngành nghề đặc thù và có những quy định riêng trong việc hạch toán thuế GTGT. Do mỗi tour du lịch- 1 dịch vụ lữ hành đều trải qua nhiều công đoạn, bộ phận khác nhau từ tư vấn, tổ chức; bộ phận hướng dẫn viên tới phương tiện phục vụ khách di chuyển,…nên dẫn tới việc phải xuất nhiều hóa đơn chứng từ ở những giai đoạn khác nhau.

Để 1 tour du lịch được hạch toán sao cho đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp thì kế toán phải lập bộ bộ chứng từ đầy đủ, hợp pháp . Trong bài viết này, Đại lý thuế Địa Nam hướng dẫn các bạn kế toán, quý khách hàng tìm hiểu bộ chứng từ đầy đủ cho một tour du lịch nói chung.

1. Quy trình tổ chức tour đi du lịch

Giải thích:

1. Khách hàng là cá nhân, tổ chức, đoàn thế, công ty, tập đoàn muốn đi du lịch, nghỉ mát tại địa điểm nàođó,=> Có nhu cầu về dịch vụ hướng dẫn tour du lịch => liên hệ với công ty du lịch lữ hành. 

2. Bộ phận tư vấn, kinh doanh: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng  và hướng dẫn chi tiết về tour du lịch và báo giá cho khách. Nếu khách “ok” => tiến hành giao dịch hợp đồng và nhận tạm ứng (nếu có). 

3. Bộ phận hướng dẫn du lịch và đội xe căn cứ vào hợp đồng/ yêu cầu và bảng dự tính chi phí từ bộ phận tư vấn, kinh doanh để tiến hành sắp xếp các công việc và thực hiện tour du lịch

-  Bộ phận hướng dẫn du lịch:

+ Thu thập danh sách khách du lịch

+ Lập bảng dự trù chi phí cho chuyến du lịch:  Nhân công, khách sạn, ăn uống,….

+ Liên hệ với nhà cung cấp và thoả thuận sao cho chi phí là thấp nhất phù hợp với yêu cầu của khách hàng và lượng chi phí đã dự trù

-  Bộ phận đội xe:

+  Lập danh sách những người đi xe: Hành khách, hướng dẫn viên,….

+ Tính toán chi phí đi xe và điều hành xe

+ Liên hệ với nhà xe nhằm đảm bảo lượng xe phù hợp với yêu cầu

ð  Nhận tạm ứng từ thủ quỹ (nếu có) => Tập hợp hoá đơn và  chứng từ cần thiết theo hướng dẫn của kế toán/ quy định của công ty về nộp cho kế toán để được thanh toán chi phí

2.  Cách hạch toán và Bộ chứng từ đầy đủ cho một tour du lịch

Thông thường, doanh nghiệp lữ hành thường tiến hành thực hiện một tour du lịch theo trình tự các bước sau:

Chú ý:

- Tất cả các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký

- Chi phí ăn uống, tiếp khách cần có thêm bill hoặc bảng kê đi kèm

- Đối với chi phí về lương hướng dẫn viên cần lưu ý:

+  Hồ sơ xin việc

+ Nếu thuê ngoài phải có mã số thuế và làm cam kết 02 đế không phải nộp bảo hiểm và không bị giữ lại thuế TNCN

3. Cách xuất hoá đơn cho một tour du lịch

-   Căn cứ xuất hoá đơn: Doanh nghiệp lữ hành thường căn cứ vào các yếu tố sau để xuất hoá đơn cho khách hàng

+ Hợp đồng kinh tế => Biết được doanh thu cung ứng dịch vụ và nội dung để xuất hoá đơn .

+  Quyết toán giá trị hoàn thành => thời điền xuất hoáđơn

-   Thời điểm xuất hoá đơn: Xuất hoá đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận doanh thu khi hoàn thành cung ứng dịch vụ là ngày kết thúc tour.

Note: Thời điểm khách hàng thanh toán tiền không ảnh hưởng tới thời điểm xuất hoá đơn. Vì có thể khách đặt  tiền trước khi mình thực hiện dịch vụ.

-   Nội dung hoá đơn: Là nội dung dịch vụ mình cung ứng. Nên ghi nội dung dịch vụ tương ứng với hợp đồng để tiện theo dõi và tập hợp chi phí khi cần thiết

Ví dụ:  Cung ứng dịch vụ tour du lịch Nha Trang theo hợp đồng số 201608

Lưu ý: Theo Khoản 11, điều 7, Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 có hiệu lực từ 01/01/2014 , dịch vụ du lịch lữ hành trọn gói(bao gồm ăn, ở, đi lại) thì giá trọn gói là giá đã có thuế GTGT

Bạn cần xác định giá tính thuế theo công thức: Giá tính thuế = Giá trọn gói / (1+ thuế suất)

-----------------------------------------------------------

XEM THÊM DỊCH VỤ:

- Dịch vụ quyết toán thuế

- Dịch vụ tư vấn kế toán

- Dịch vụ báo cáo tài chính