TIÊU CHUẨN VÀ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CỦA ĐẠI LÝ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN THEO THÔNG TƯ 83/2026/TT-BTC

Đại lý làm thủ tục hải quan là đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu. Để hoạt động đúng quy định, doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chuẩn về tư cách pháp lý, nhân sự, hạ tầng công nghệ thông tin và tuân thủ những nguyên tắc hoạt động theo quy định pháp luật.

Vậy tiêu chuẩn đối với đại lý làm thủ tục hải quan và nguyên tắc hoạt động của nhân viên đại lý được quy định như thế nào theo Thông tư 83/2026/TT-BTC?

1. Tiêu chuẩn đối với đại lý làm thủ tục hải quan

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 83/2026/TT-BTC, đại lý làm thủ tục hải quan phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

Thứ nhất, đáp ứng điều kiện về tư cách pháp lý.

Đại lý phải là doanh nghiệp được thành lập và đang hoạt động theo quy định của pháp luật. Đồng thời, người đứng tên thành lập doanh nghiệp không thuộc trường hợp bị hạn chế hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan theo quy định tại điểm g khoản 6 Điều 11 của Thông tư này.

Trường hợp nhân viên đại lý bị hủy bỏ mã số thuộc các trường hợp quy định tại điểm a, b, c, d khoản 6 Điều 11, chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan đã được cấp cũng bị hủy bỏ giá trị và cá nhân đó không được cấp lại mã số nhân viên đại lý trong thời hạn 03 năm kể từ ngày bị hủy bỏ mã số. Trong thời gian này, nếu cá nhân đứng tên thành lập doanh nghiệp thì doanh nghiệp đó không được hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan.

Thứ hai, đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin.

Doanh nghiệp phải có đầy đủ hạ tầng phục vụ khai hải quan điện tử, bao gồm:

• Phần mềm khai hải quan;

• Chữ ký số;

• Kết nối internet;

• Hệ thống máy tính phục vụ khai hải quan điện tử;

• Các điều kiện khác theo quy định pháp luật có liên quan.

Thứ ba, có nhân viên đủ tiêu chuẩn.

Doanh nghiệp phải có nhân viên đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn của nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan theo quy định.

Thứ tư, không thuộc danh sách đại lý bị hạn chế hoạt động.

Doanh nghiệp không được thuộc danh sách đại lý làm thủ tục hải quan không được hoạt động do vi phạm quy định trong quá trình hoạt động theo điểm c khoản 2 Điều 8 Thông tư 83/2026/TT-BTC.

Theo nội dung được dẫn chiếu, đại lý bị thu hồi quyền hoạt động trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan không được hoạt động trong thời hạn 02 năm kể từ ngày ban hành thông báo thu hồi, trừ các trường hợp ngoại lệ được quy định tại tiết a.4, a.5 điểm a khoản 2 Điều 8.

2. Nguyên tắc hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan và nhân viên đại lý

Theo Điều 4 Thông tư 83/2026/TT-BTC, hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan và nhân viên đại lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Một là, mỗi nhân viên chỉ được hoạt động tại một đại lý tại cùng một thời điểm.

Người có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan chỉ được cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan và hoạt động tại một đại lý duy nhất tại một thời điểm.

Khi chuyển sang làm việc tại đại lý khác, nhân viên phải thực hiện thủ tục hủy bỏ mã số đã được cấp trước đó và thực hiện thủ tục cấp mã số tại đại lý mới theo quy định.

Hai là, mỗi nhân viên phải có tài khoản riêng.

Mỗi nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan phải được cấp tài khoản kết nối hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử riêng. Việc sử dụng chung tài khoản với nhân viên khác không được phép.

Ba là, không được sử dụng hoặc cho người khác sử dụng mã số, tài khoản trái quy định.

Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan không được:

• Cho người khác sử dụng mã số hoặc tài khoản kết nối hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử của mình;

• Sử dụng mã số hoặc tài khoản của người khác để khai và làm thủ tục hải quan;

• Sử dụng mã số không do Cục trưởng Cục Hải quan cấp;

• Khai và làm thủ tục hải quan khi mã số nhân viên đại lý đã hết thời hạn sử dụng.

Bốn là, người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm về hoạt động của đại lý.

Người đại diện theo pháp luật của đại lý làm thủ tục hải quan chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.

Năm là, không hoạt động khi bị tạm dừng hoặc thu hồi quyền hoạt động.

Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan không được tiếp tục hoạt động khi bị tạm dừng hoặc thu hồi quyền hoạt động dịch vụ làm thủ tục hải quan trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan?

Để hạn chế rủi ro vi phạm trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần chú trọng một số vấn đề sau:

• Rà soát điều kiện pháp lý: Bảo đảm doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn hoạt động và không thuộc trường hợp bị hạn chế theo quy định.

• Quản lý nhân sự chặt chẽ: Theo dõi tình trạng chứng chỉ nghiệp vụ, mã số nhân viên và thời hạn sử dụng mã số.

• Bảo mật tài khoản khai hải quan: Không dùng chung tài khoản, không cho mượn mã số và không sử dụng thông tin đăng nhập của người khác.

• Duy trì hạ tầng kỹ thuật: Bảo đảm phần mềm khai hải quan, chữ ký số, đường truyền internet và hệ thống máy tính đáp ứng yêu cầu.

• Theo dõi tình trạng hoạt động trên hệ thống: Không tiếp tục thực hiện dịch vụ khi quyền hoạt động bị tạm dừng hoặc thu hồi.

4. Kết luận

Việc đáp ứng các tiêu chuẩn và tuân thủ nguyên tắc hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan là yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát điều kiện pháp lý, nhân sự và hệ thống công nghệ thông tin để bảo đảm hoạt động đúng quy định, hạn chế nguy cơ bị tạm dừng hoặc thu hồi quyền hoạt động.

Doanh nghiệp có vướng mắc về điều kiện kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, quản lý nhân viên hoặc thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu nên rà soát quy định pháp luật áp dụng trước khi triển khai.

Lưu ý: Nội dung trên được biên tập dựa trên thông tin và các điều khoản được cung cấp. Trước khi đăng tải hoặc áp dụng thực tế, cần đối chiếu văn bản chính thức để xác nhận hiệu lực, nội dung và các điều khoản dẫn chiếu của Thông tư 83/2026/TT-BTC.